샘플 발송부터 정식 수출로 전환 시 고려해야 할 단계별 리스크

샘플 발송과 초기 대응: 계약 전 신뢰 검증의 출발점

해외 바이어와의 거래에서 ‘샘플 발송’은 제품 품질에 대한 신뢰를 구축하고, 향후 정식 계약 체결로 이어지는 핵심적인 첫 단계입니다. 그러나 이 시점부터 이미 다양한 리스크가 내포되어 있음을 간과해서는 안 됩니다. 무엇보다 바이어의 신뢰성 검토가 우선되어야 하며, 단순한 웹사이트나 이메일 교신만으로 실체를 판단하는 것은 위험할 수 있습니다. 거래처의 사업자 등록 상태, 수입 이력, 현지 거래 은행 정보, 그리고 오프라인 전시회 참가 이력 등을 면밀히 검토하시기를 권해드립니다.

샘플 발송 자체에도 몇 가지 주의가 필요합니다. 물품을 무상으로 제공할 경우, 상대국의 세관에서 상업적 수출로 간주되어 예기치 않은 관세 또는 수입금지 조치를 받을 수 있으며, 특히 일부 아프리카, 중동, 남아시아 국가에서는 샘플이라 해도 수입면장에서의 수량·품목 규제가 엄격한 경우가 많습니다. 

이때에는 프로포르마 인보이스(Proforma Invoice) 또는 Non-commercial Invoice를 사용하고, 제품에 ‘Sample – Not for Resale’이라는 표시를 명시적으로 기재하시는 것이 좋습니다.

 

 

정식 오더 전환 단계: 조건 명시와 대응 전략의 중요성

샘플에 대한 반응이 긍정적으로 돌아오면, 통상적으로 바이어는 소량의 시험 오더 또는 정식 PO(Purchase Order)를 발주하게 됩니다. 이 전환 단계는 작은 리스크가 실제 피해로 이어지는 분기점이므로, 반드시 서면 계약 또는 이메일을 통한 확정 조건 기록이 필요합니다. 자주 발생하는 리스크는 다음과 같습니다.

계약조건 모호성: 납기일, 수량, 결제 조건이 명확히 기재되지 않으면, 추후 대금 회수나 책임소재 분쟁이 발생할 수 있습니다. 반드시 Incoterms 조건(CIF, FOB 등)과 함께 지연 시 책임 및 벌칙 조항을 포함하시길 권장해 드립니다.

결제 방식의 불균형: 초도 오더임에도 불구하고 DA(인수 후 지급) 조건을 요구하거나, 보증 없는 T/T 후지급 조건을 주장하는 경우 신용장을 요구하시거나 무역보험 가입 여부를 검토하셔야 합니다.

포장·라벨링 오더 변경 요청: 바이어가 현지 사양에 맞춘 라벨 부착 또는 포장재 변경을 요구할 경우, 생산공정 지연 및 추가 비용이 발생할 수 있으므로, 이에 대한 작업비용 분담 조항과 확정 컷오프 일자를 명시해 놓는 것이 좋습니다.

특히 중간상(트레이더)를 통한 거래일 경우, 실수요처와의 정보가 단절되어 있는 만큼 내수용 사양을 강제로 요구받거나, 실제 제품 스펙과 불일치하는 피드백을 받을 가능성도 있으므로 각별한 주의가 필요합니다.

 

본계약 체결 이후: 운송, 통관, 서류 리스크의 대응

정식 수출 계약이 체결된 이후부터는 물류와 관련된 리스크가 본격적으로 발생합니다. 가장 대표적인 리스크는 선적 지연 및 통관 불가 사태입니다. 특히 다음과 같은 경우를 사전에 방지할 필요가 있습니다:

운송 지연: 최근 몇 년간 팬데믹과 글로벌 공급망 병목 현상으로 인해, 예정일보다 7~15일 이상 선적 지연 사례가 빈번하게 발생하였습니다. 이 경우, 반드시 계약서에 Force Majeure(불가항력 조항)과 Late Shipment Penalty 유예 조항을 명시하여야 분쟁을 예방할 수 있습니다.

수입통관 불허: 일부 국가에서는 현지 규제 미이행(예: CCC, EAC, FDA 인증 등) 혹은 HS Code 불일치로 인해 통관 지연 및 반환되는 사례가 발생하고 있습니다. 이를 방지하기 위해, 사전에 바이어와 통관 시 제출해야 할 Packing List, COO(원산지증명서), 위생/안전 관련 인증서류 목록을 협의하여야 하며, 현지 관세사 또는 물류 대행사의 통관 사전검토 의견을 받는 것도 유용한 전략입니다.

서류 리스크: 신용장(L/C) 조건으로 거래할 경우, 선하증권(B/L), 상업송장, 보험증권 등 제출 서류 간 불일치로 인해 대금 회수 지연 또는 거절 통지를 받는 사례도 적지 않습니다. 이때에는 UCP 600 규정에 의거한 정형화된 서류 검수 매뉴얼을 보유하거나, 전문 무역대리인의 사전 검토를 통해 사소한 실수를 미연에 방지하는 것이 바람직합니다.

 

사후 클레임 및 재주문 전환 전략

샘플에서 정식 수출로 이어진 이후, 장기적인 비즈니스로 발전하기 위해서는 첫 정식 오더 후의 피드백 처리 및 클레임 대응 방식이 핵심 요소로 작용합니다. 바이어가 재주문을 하기 전에 경험하는 사소한 이슈 하나가 신뢰 상실로 이어질 수 있기 때문입니다.

품질 클레임: 가장 일반적인 사후 리스크입니다. 초도 오더 후 품질에 대한 불만이 발생하면, 그 원인이 샘플과 실제 제품 간 차이, 또는 수출 포장 중 파손 때문인지 여부를 정확히 파악하고, 필요시 공식 품질보증 리포트(ISO 검사 등) 또는 3자 시험기관 테스트 리포트를 제시해야 합니다.

A/S 처리 및 교체배송 조건: 대부분의 바이어는 정식 계약 이전에 A/S 조건을 요구하지 않지만, 초도 오더 이후에는 부분 환불, 재생산, 리콜 등의 요청을 할 수 있습니다. 이를 사전에 명문화하지 않으면, 추후 대응이 법적 분쟁으로 비화할 가능성이 높습니다. 따라서 클레임 발생 시 처리 기준, 비용 분담 방식, 대체 납기일의 협의 절차 등을 포함한 ‘사후 보상 조항’을 별도로 두는 것이 바람직합니다.

재주문 유도 전략: 초도 출하 후 일정 기간 내에 재주문 유도를 위해 추가 샘플, 무료 마케팅 자료, MOQ 하향 조건 제시 등을 통해 중장기 파트너십 전환을 시도하는 것이 효과적입니다. 또한 바이어 만족도 설문이나 리뷰를 통해 문제점을 조기에 파악하고 개선한 후, 2차 오더부터는 OEM 또는 전용 디자인 계약까지 확장하는 전략도 고려하실 수 있습니다.

마무리하며, 샘플 발송은 단순한 ‘소량 거래’가 아닌, 정식 수출의 예고편이자 리스크 탐색 도구입니다. 이 과정을 전략적으로 활용하신다면, 위험은 최소화하고 기회는 극대화할 수 있을 것입니다.

 

 

아래는 샘플 발송부터 정식 수출 전환 시 고려해야 할 단계별 리스크를 기반으로 만든 계약서 조항 예시와 체크리스트 형식입니다.
샘플 발송 단계 / 정식 계약 전환 단계 / 본계약 체결 이후 / 클레임 및 재주문 관리로 구분되어 있으며, 실무적으로 복사·활용이 가능한 형태로 구성했습니다.

 

 

< 샘플 발송–정식 계약 전환용 체크리스트 >

구분	확인 항목	확인 여부(✓)	비고
거래처 검토	사업자 등록 상태 확인	☐	법인/개인 여부 포함
거래처 검토	수입이력/현지 신용등급 확인	☐	Dun & Bradstreet 등 활용
샘플 발송	샘플의 제품명·수량·용도 표기	☐	“Sample – Not for resale” 문구
샘플 발송	Proforma Invoice 작성	☐	상업적 목적 아님을 명시
샘플 발송	현지 세관 규정 사전 확인	☐	국가별 샘플 통관 규정 상이
오더 전환	시험 오더 전, 조건 명시 문서 확보	☐	이메일 또는 LOI 형태 가능
오더 전환	단가, 납기, 인코텀즈 명시 여부	☐	예: FOB Busan, DDP Hamburg 등
오더 전환	결제 방식 사전 확정 및 리스크 확인	☐	T/T 선지급, 신용장, 무역보험 검토
계약 체결	제품 사양, 라벨링 조건 확정	☐	언어, 바코드, 인증마크 등 포함
계약 체결	지연·불가항력 조항 삽입 여부	☐	Force Majeure 필수 삽입 권장
물류	포장 규격 및 선적 조건 확정	☐	파손 방지 조치 포함
서류 관리	B/L, CI, PL, 원산지증명서 등 점검	☐	서류 불일치 예방
사후 대응	클레임 발생 시 처리기준 문서화	☐	환불, 교환, 재발송 조건 포함
재계약	재주문 조건 제안 및 유도 전략 수립	☐	MOQ 조정, 할인, 계약 갱신 등

 

 

계약서 조항 예시 (샘플 거래 포함)

아래는 정식 수출계약서에 삽입 가능한 샘플 관련 조항 및 리스크 대응 조항의 예시 문안입니다.

 

제○조 (샘플 제공 및 소유권)

1. 공급자는 구매자의 요청에 따라 제품 샘플을 무상(또는 조건부 비용)으로 제공할 수 있으며, 해당 샘플은 재판매 목적이 아닌 품질 확인 및 평가 목적으로만 사용되어야 합니다.
2. 샘플 제공과 관련한 수출입 통관, 관세 등의 제반 비용은 별도 합의되지 않는 한 구매자가 부담합니다.
3. 구매자는 샘플 수령 후 영업일 기준 7일 이내에 제품 품질, 사양, 포장에 대한 이의를 제기하여야 하며, 이 기간 내에 별도 의견이 없는 경우 해당 샘플의 승인으로 간주됩니다.

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제○조 (거래조건 확정)

1. 본 계약은 구매자의 시험 주문(Trial Order) 또는 정식 PO(Purchase Order) 수령 시 발효되며, 납기, 수량, 결제 조건은 주문서 또는 별도 계약 부속서에 명시된 내용을 기준으로 합니다.
2. 구매자는 주문 전 공급자에게 요구되는 라벨링, 포장 사양, 인증요건 등을 명확히 서면 통보하여야 하며, 사후 요청사항은 상호 협의하에 결정됩니다.
3. 거래 조건은 Incoterms 2020을 기준으로 하며, 특별히 명시되지 않는 한 공급자의 공장 출고 기준(Ex Works)으로 간주됩니다.

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제○조 (불가항력 및 선적 지연 면책)

1. 천재지변, 전쟁, 항만 파업, 운송 대란, 전염병 등 불가항력 상황으로 인한 선적 지연, 납기 초과에 대하여, 공급자는 일정 기간 내의 면책을 요청할 수 있습니다.
2. 불가항력 사유 발생 시, 공급자는 그 사실을 서면 또는 이메일로 지체 없이 통지하여야 하며, 구매자는 해당 사유가 해소될 때까지 일정 기간 납기 연장을 승인합니다.
3. 상기 면책 기간은 최대 30일로 하며, 초과 시 계약 재협상을 실시할 수 있습니다.

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제○조 (품질 이슈 및 사후 보상)

1. 정식 제품 수령 후, 구매자는 영업일 기준 10일 이내에 제품 하자 또는 수량 누락 등을 통보할 수 있으며, 공급자는 이를 확인 후 재발송 또는 환불 등 상호 합의된 방식으로 보상합니다.
2. 클레임 발생 시, 구매자는 문제 발생 제품의 사진, 수령일, 수량 등을 증빙자료와 함께 제공하여야 하며, 이를 기반으로 공급자가 보상여부를 최종 판단합니다.
3. 사후 보상은 공급자의 제조책임 범위 내에서만 적용되며, 제3국 운송 중 파손 및 현지 보관 중 손실은 운송보험 범위 내에서 처리됩니다.