바이어 맞춤 사양서(Spec Sheet) 작성법

사양서(Spec Sheet)는 수출 계약의 시작이자 신뢰의 첫 단추

수출 상담 과정에서 바이어가 먼저 요청하는 문서 중 하나가 바로 제품 사양서(Specification Sheet)입니다.
사양서는 단순히 제품 정보를 나열하는 문서가 아니라, 귀사의 기술력·품질관리 수준·신뢰도를 동시에 보여주는 핵심 의사소통 도구입니다.

해외 바이어는 수십 개의 공급업체를 비교 검토하기 때문에, 사양서의 구성과 표현 방식에 따라 견적 요청(RFQ) 채택 여부가 달라질 수 있습니다. 즉, 사양서 한 장이 수출 성패를 결정짓는 ‘첫인상’인 셈입니다.

그럼에도 많은 기업에서는 단순히 카탈로그 내용을 복사하거나 번역기를 사용하여 서류를 제출하는 경우가 많습니다.
이러한 방식은 전문성과 신뢰를 떨어뜨리며, 실제 계약 협상 단계로 이어지지 않는 경우가 많습니다.

이번 글에서는 바이어가 선호하는 표준 사양서 구성 방식,

항목별 작성 요령, 그리고 자주 쓰이는 영어표현 예시를 함께 소개해드리겠습니다.

 

사양서의 기본 구성: 명확하고 일관된 정보 구조 만들기

사양서는 기본적으로 기술정보 + 제품 식별정보 + 거래조건 정보의 세 가지 요소로 구성됩니다.
각 항목은 바이어가 제품 비교를 쉽게 할 수 있도록 명확하고 단위가 통일된 형태로 작성해야 합니다.

▪ 사양서의 기본 항목

Product Name (제품명)

제품명은 모델명과 함께 기재하시고, 약어보다는 정식 명칭을 사용하는 것이 좋습니다.

예: Product Name: Stainless Steel Water Bottle (Model No. SWB-500)

 

Product Description (제품 설명)

제품의 주요 특징, 재질, 용도, 기술적 장점을 간결하게 기술하십시오.

예: Double-wall vacuum insulated bottle designed to maintain temperature for 12 hours.

 

Specifications (세부 사양)

크기(Size), 중량(Weight), 소재(Material), 색상(Color), 전압(Voltage), 용량(Capacity) 등 핵심 기술 데이터를 표 형식으로 정리하는 것이 바람직합니다.

 

Item	Specification	Unit
Capacity	500	ml
Material	304 Stainless Steel	–
Weight	280	g
Color	Silver / Matte Black	–

 

Packaging Information (포장 정보)

단위 포장 수량, 박스 크기, CBM, 총중량/순 중량(GW/NW) 등을 포함해야 합니다.

예: 50 pcs per carton, Carton size: 45×40×30cm, G.W.: 15kg, N.W.: 14kg

 

Quality & Certification (품질 및 인증)

ISO, CE, FDA, RoHS 등 인증 보유 현황을 명시하면 바이어 신뢰도가 높아집니다.

예: Certified by ISO 9001 and CE approved.

 

전문가 조언

사양서의 모든 수치는 단위 표기를 반드시 포함해야 합니다. 예를 들어 “500”만 기재하기보다는 “500 ml”처럼 표기하셔야 국제적으로 혼동이 없습니다.

 

바이어가 선호하는 사양서 작성 포인트

바이어가 신뢰하는 사양서는 단순히 깔끔한 문서가 아니라, 정보의 일관성 + 정확한 용어 사용 + 시각적 가독성이 갖춰져야 합니다.

문서 디자인 및 형식

파일 형식: PDF로 제출하시는 것이 원칙.

글꼴 통일: 영어는 Arial, Calibri / 숫자는 동일 서체로 정렬.

표 디자인: 불필요한 색상보다는 회색 라인으로 구분한 단정한 표를 권장드립니다.

▪ 작성 시 유의 사항

첫째, 객관적 수치 중심으로 작성하십시오.

“High Quality”, “Excellent Performance”와 같은 추상적 표현보다
“Durability tested over 10,000 cycles”처럼 검증 가능한 수치를 제시해야 합니다.

둘째, 단위와 기준을 국제 표준으로 맞추십시오.

길이: mm / 중량: g / 온도: °C / 전압: V 등 국제 표준 단위를 사용하시기 바랍니다.

셋째, 사진 및 다이어그램 삽입은 선택이 아닌 필수입니다.

제품의 외형, 포장 방식, 사용 예시를 2~3장 포함하시면
바이어가 이해하기 훨씬 쉽습니다.

언어는 간결하고 문법적으로 정확해야 합니다.

긴 문장은 피하고, 주어 + 동사 + 목적어 구조로 명확하게 작성하십시오.

실무 팁

사양서는 단순히 바이어 요청 시 제출하는 문서가 아니라, 카탈로그·견적서·인콰이어리 답변서(Offer Sheet)에 함께 첨부하면 귀사의 전문성이 배가됩니다.

 

실무에서 자주 쓰이는 영어 표현 예시집

아래는 실제 해외 바이어가 요청하거나 검토할 때 자주 사용하는 영문 사양서 표현 예시입니다.
각 항목은 실무에서 그대로 활용하실 수 있도록 구성했습니다.

▪ 기본 제품 정보 표현

Product Name: Stainless Steel Insulated Bottle

Model No.: SWB-500

Product Code: 2025-AQ 05

Category: Kitchenware / Drink ware

▪ 제품 설명 (Product Description)

“This bottle is designed for both hot and cold beverages.”

“Made of 304 stainless steel for enhanced durability.”

“Lightweight and easy to carry for outdoor activities.”

“Available in multiple colors upon customer request.”

▪ 기술 사양 (Technical Specification)

Capacity: 500 ml

Temperature Retention: 12 hours (Hot) / 24 hours (Cold)

Material: Stainless Steel (Grade 304)

Surface Finish: Matte / Glossy

Operating Voltage: 220V ±10% (for electronic products)

▪ 포장 및 납기 표현 (Packaging & Delivery)

Packaging: 50 pcs per master carton

Delivery Time: Within 30 days after receiving payment

Payment Terms: T/T 30% deposit, 70% before shipment

Port of Loading: Busan, Korea

HS Code: 7323.93

▪ 인증 및 품질 관리 (Certification & Quality)

Certified by ISO 9001 and CE standards.

All materials comply with RoHS and REACH regulations.

Each unit is 100% inspected before shipment.

표현 팁

문장마다 주어(Our company, This product)를 생략하지 마십시오. AI 번역체처럼 보이지 않게 하려면 “It is designed to~” 또는  “This model features~” 같은 자연스러운 구조를 유지하시는 것이 좋습니다.

 

사양서 제출 후 커뮤니케이션 및 수정 대응 전략

사양서를 제출하신 후에는 바이어가 사소한 수정이나 추가 정보를 요청하는 경우가 많습니다.
이때의 대응 방식에 따라 신뢰도와 계약 성사율이 달라집니다.

▪ 수정 요청 대응 전략

즉시성: 요청받은 후 24시간 이내에 회신하시는 것이 이상적입니다.

명확성: 수정 사유와 변경 전·후 데이터를 비교표로 정리해 제출하십시오.

예: Changed bottle weight from 280g to 270g for better portability.

기술 근거 제시: 사양 변경의 기술적 이유를 간략히 설명하면 전문성이 강화됩니다.

▪ 바이어 커뮤니케이션 표현 예시

“Please find the revised spec sheet attached for your review.”

“We have updated the material specification as per your request.”

“Kindly confirm if the new dimension meets your requirement.”

“Should you need further details, we can provide testing data upon request.”

▪ 내부 관리 포인트

사양서 버전관리 (Version Control)  : 파일명에 날짜와 버전 번호를 포함하십시오.
예: SpecSheet_SWB500_V2_2025-11-02.pdf

바이어별 커스터마이징 기록 : 수정이 잦은 항목은 내부 DB화하여 반복 대응 효율을 높이십시오.

추가 팁

사양서의 체계적인 관리와 업데이트는 곧 귀사의 ‘브랜드 신뢰도’로 이어집니다. 특히 동일 제품군을 여러 바이어에게 제안하실 때는, 각 시장(미국·EU·중동 등)의 규격 차이를 반영한 버전별 사양서를 운용하시는 것이 좋습니다.

 

결론: 사양서는 기술보다 신뢰를 전달하는 문서입니다

바이어에게 전달되는 사양서는 단순한 제품 설명서가 아닙니다.

그 문서 한 장이 귀사의 전문성·정확성·신뢰성을 대표하는 ‘국제 명함’입니다.

성공적인 사양서 작성의 핵심은 세 가지입니다.
첫째, 명확한 데이터와 표준 단위 사용
둘째,  영문 표현의 정확성과 간결함 유지
셋째,  바이어 요구에 신속하고 일관되게 대응

사양서가 정확하고 깔끔하게 작성될수록, 바이어는 신뢰할 수 있는 장기 파트너로 인식하게 됩니다.
결국 완성도 높은 Spec Sheet가 바로 수출 성과의 출발점이 됩니다.